Veelgemaakte Fouten bij het Aanvragen van Beëdigde Vertalingen

Elk jaar worden duizenden beëdigde vertalingen aangevraagd bij vertaalbureaus in Nederland. Van geboorteakten voor een huwelijk tot diploma’s voor diplomawaardering en juridische contracten voor de rechtbank — de redenen zijn uiteenlopend, maar de fouten die worden gemaakt zijn verrassend consistent. Een afgewezen of vertraagde vertaling kan verstrekkende gevolgen hebben: een gemiste deadline bij de IND, uitstel van een huwelijk, of het mislopen van een baan.

In dit artikel bespreken wij de tien meest voorkomende fouten bij het aanvragen van beëdigde vertalingen en geven wij concrete tips om ze te voorkomen. Want voorkomen is altijd beter dan genezen — zeker als het om officiële documenten gaat.

Wilt u zeker weten dat uw beëdigde vertaling in één keer goed is? De ervaren vertaalcoördinatoren van Beedigde Vertaling Online begeleiden u door het hele proces en zorgen ervoor dat u geen stappen overslaat.

Terug naar onze complete gids over beëdigde vertalingen voor een uitgebreid overzicht.

Fout 1: Een niet-beëdigde vertaler inschakelen

Dit is veruit de meest voorkomende en kostbaarste fout. Veel mensen denken dat een “gewone” professionele vertaling voldoende is, of schakelen een bekende in die de taal spreekt. Het resultaat: de vertaling wordt afgewezen door de ontvangende instantie.

Waarom is dit een probleem?

Een beëdigde vertaling kan uitsluitend worden opgesteld door een vertaler die:

• Is beëdigd bij de rechtbank.
• Is ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv).
• Een verklaring van juistheid afgeeft bij elke vertaling.

Een vertaling door een niet-beëdigde vertaler — hoe kundig ook — wordt niet geaccepteerd door de IND, de gemeente, de rechtbank of andere officiële instanties.

Hoe voorkomt u dit?

• Vraag altijd expliciet of de vertaler is ingeschreven in het Rbtv.
• Controleer de inschrijving desgewenst via het openbare register op de website van Bureau Wbtv.
• Werk bij voorkeur samen met een gerenommeerd vertaalbureau dat uitsluitend met beëdigde vertalers werkt. Onze gids voor het kiezen van een vertaalbureau helpt u de juiste keuze te maken.

Fout 2: Te laat beginnen met de vertaling

Veel aanvragers onderschatten hoeveel tijd een beëdigde vertaling kost. Ze beginnen pas met het regelen van vertalingen wanneer de deadline in zicht is, en rekenen niet met de tijd die nodig is voor de vertaling zelf, eventuele revisies, en het regelen van een apostille of legalisatie.

Realistisch tijdspad

• Standaardvertaling: 2 tot 5 werkdagen
• Spoedvertaling: 24 uur tot 2 werkdagen (tegen meerprijs)
• Apostille bij de rechtbank: 1 tot 5 werkdagen extra
• Legalisatie: Weken tot maanden extra

Hoe voorkomt u dit?

• Begin minimaal twee weken voor de deadline met het regelen van uw vertalingen.
• Als u ook een apostille of legalisatie nodig hebt, reken dan op vier tot zes weken.
• Informeer u vroegtijdig over de vereiste documenten bij de ontvangende instantie.

Lees meer over doorlooptijden in ons artikel over de levertijd van beëdigde vertalingen.

Fout 3: Onvolledig document aanleveren

Een verrassend groot aantal aanvragers levert onvolledige documenten aan bij het vertaalbureau. Pagina’s ontbreken, bijlagen zijn vergeten, of de achterkant van een document is niet meegestuurd. Dit leidt tot een onvolledige vertaling die wordt afgewezen.

Veelvoorkomende fouten

• Ontbrekende pagina’s: Bij documenten met meerdere pagina’s (contracten, diplomasupplementen, vonissen) wordt soms niet elke pagina meegescand.
• Vergeten bijlagen: Officiële documenten hebben soms bijlagen of annexen die ook vertaald moeten worden.
• Eenzijdig scannen: Documenten die aan beide zijden bedrukt zijn, moeten ook aan beide zijden worden gescand.
• Stempels en zegels niet meegestuurd: Officiële stempels en zegels op het document zijn onderdeel van de vertaling.

Hoe voorkomt u dit?

• Controleer of alle pagina’s zijn meegestuurd, inclusief pagina’s met alleen stempels of handtekeningen.
• Scan beide zijden van het document.
• Stuur bijlagen en annexen altijd mee.
• Informeer het vertaalbureau als u twijfelt of het document compleet is.

Fout 4: Een onleesbaar document aanleveren

De kwaliteit van het brondocument is bepalend voor de kwaliteit van de vertaling. Een vage foto met uw smartphone of een vervaagde kopie van een kopie kan ertoe leiden dat de vertaler woorden niet kan ontcijferen. Dit resulteert in gaten in de vertaling of onjuiste interpretaties.

Hoe voorkomt u dit?

• Maak een scan in plaats van een foto (een scanner geeft een beter resultaat).
• Stel de scanner in op minimaal 300 dpi.
• Zorg voor goede belichting als u toch een foto maakt.
• Maak een kleurencan als het document stempels of gekleurde elementen bevat.
• Als het origineel beschadigd of vervaagd is, vermeld dit bij de opdracht.

Fout 5: Verkeerde doeltaal kiezen

Het klinkt vanzelfsprekend, maar het komt regelmatig voor: de vertaling wordt aangevraagd in de verkeerde doeltaal. De aanvrager gaat ervan uit dat Engels altijd voldoende is, terwijl de ontvangende instantie een vertaling in de landstaal eist. Of omgekeerd: een vertaling naar het Nederlands terwijl de instantie ook Engels accepteert.

Hoe voorkomt u dit?

• Controleer vooraf bij de ontvangende instantie in welke taal de vertaling moet zijn.
• De IND accepteert doorgaans Nederlands, Engels, Frans of Duits. Kies bij voorkeur Nederlands.
• Buitenlandse instanties eisen vaak een vertaling in hun eigen landstaal.
• Als u twijfelt, vraag het vertaalbureau om advies — zij hebben hier dagelijks mee te maken.

Fout 6: Vergeten een apostille of legalisatie aan te vragen

Veel aanvragers realiseren zich te laat dat hun document niet alleen vertaald maar ook gelegaliseerd moet worden. Een beëdigde vertaling zonder de vereiste apostille wordt in het buitenland niet geaccepteerd.

Wanneer hebt u een apostille of legalisatie nodig?

• Apostille: Als het document bestemd is voor een land dat is aangesloten bij het Apostilleverdrag van Den Haag.
• Legalisatie: Als het document bestemd is voor een land dat niet bij het verdrag is aangesloten.

Hoe voorkomt u dit?

• Informeer bij de ontvangende instantie of een apostille of legalisatie vereist is.
• Geef bij het vertaalbureau direct aan dat u ook een apostille nodig hebt, zodat zij dit kunnen coördineren.
• Lees ons uitgebreide artikel over het verschil tussen apostille en beëdigde vertaling.

Fout 7: De vertaling niet controleren na ontvangst

Na ontvangst van de beëdigde vertaling nemen veel mensen het document aan zonder het te controleren. Pas bij de ontvangende instantie blijkt dan dat er een spelfout in een naam staat, een datum niet klopt, of er andere fouten zijn gemaakt.

Wat moet u controleren?

• Namen: Zijn alle namen correct gespeld, inclusief speciale tekens?
• Data: Kloppen alle geboortedata, huwelijksdata, afsluitdata?
• Nummers: Zijn documentnummers, Rbtv-nummers en registratienummers correct?
• Verklaring van juistheid: Is deze aanwezig en ondertekend?
• Stempel: Is het stempel van de beëdigde vertaler aanwezig en leesbaar?
• Hechting: Is de vertaling aan het origineel (of kopie) gehecht?

Hoe voorkomt u dit?

• Neem direct na ontvangst de tijd om de vertaling zorgvuldig te controleren.
• Vergelijk de vertaling punt voor punt met het originele document.
• Meld eventuele fouten direct aan het vertaalbureau. Een betrouwbaar bureau corrigeert fouten kosteloos.

Fout 8: Verouderde documenten laten vertalen

Sommige officiële instanties hanteren een maximale geldigheidsduur voor documenten. Een geboorteakte die vijf jaar oud is, kan worden afgewezen als de instantie een recent exemplaar eist. Het heeft dan geen zin om het oude document te laten vertalen.

Veelvoorkomende geldigheidstermijnen

• Uittreksel justitiële documentatie (strafblad): Vaak maximaal 3 tot 6 maanden oud.
• Ongehuwdverklaring: Vaak maximaal 6 maanden oud.
• Medische verklaringen: Vaak maximaal 3 tot 6 maanden oud.
• Geboorteakten en huwelijksakten: Vaak geen termijn, maar sommige instanties eisen een recent uittreksel.

Hoe voorkomt u dit?

• Controleer vooraf bij de ontvangende instantie wat de maximale ouderdom van het document mag zijn.
• Vraag een recent exemplaar aan bij de instantie die het document heeft uitgegeven.
• Laat het document pas vertalen als u zeker weet dat het bij indiening nog geldig is.

Fout 9: Prijzen vergelijken zonder op kwaliteit te letten

Het is begrijpelijk dat u de kosten in de gaten houdt, maar de goedkoopste vertaler is niet altijd de beste keuze. Een vertaling die wordt afgewezen door de ontvangende instantie kost u uiteindelijk meer geld — u moet de vertaling immers opnieuw laten maken.

Waar moet u op letten naast de prijs?

• Rbtv-registratie: Is de vertaler daadwerkelijk beëdigd en geregistreerd?
• Ervaring: Heeft het bureau ervaring met het type document dat u wilt laten vertalen?
• Reviews en referenties: Wat zeggen andere klanten?
• Garantie: Biedt het bureau garantie op de vertaling?
• Service: Hoe goed is de communicatie en hoe snel wordt er gereageerd?

De klantenservice van Beedigde Vertaling Online staat bekend om persoonlijke begeleiding en snelle reactietijden. Bekijk ook hun veelgestelde vragen over beëdigde vertalingen zodat u altijd weet waar u aan toe bent.

Hoe voorkomt u dit?

• Vergelijk minimaal twee tot drie offertes.
• Let niet alleen op de prijs, maar ook op kwaliteit, doorlooptijd en service.
• Kies een bureau met een goede reputatie en bewezen ervaring.

Fout 10: Niet weten welk type vertaling u nodig hebt

Er bestaan verschillende typen vertalingen, en niet elk type is geschikt voor elk doel:

• Beëdigde vertaling: Officiële vertaling door een Rbtv-geregistreerde vertaler. Vereist voor officiële instanties.
• Gecertificeerde vertaling: In sommige contexten hetzelfde als een beëdigde vertaling, maar in andere landen een ander concept.
• Professionele vertaling: Vertaling door een gekwalificeerde vertaler, maar zonder officiële status.
• Vrije vertaling: Informatieve vertaling, niet geschikt voor officieel gebruik.

Hoe voorkomt u dit?

• Vraag de ontvangende instantie precies welk type vertaling zij vereisen.
• In Nederland is bij officiële instanties vrijwel altijd een beëdigde vertaling vereist.
• Informeer het vertaalbureau over het doel van de vertaling, zodat zij u het juiste type kunnen adviseren.

Bonustip: Stel een checklist op

Om alle bovenstaande fouten te voorkomen, raden wij u aan om de volgende checklist te gebruiken voordat u een beëdigde vertaling aanvraagt:

• Ik heb gecontroleerd of een beëdigde vertaling vereist is
• Ik weet in welke taal de vertaling moet zijn
• Ik weet of een apostille of legalisatie nodig is
• Mijn document is compleet (alle pagina’s, bijlagen, beide zijden)
• Mijn document is leesbaar en van goede kwaliteit
• Mijn document is niet verlopen
• Ik heb een vertaalbureau gekozen dat met Rbtv-geregistreerde vertalers werkt
• Ik heb voldoende tijd ingepland
• Ik heb het doel van de vertaling aan het vertaalbureau gecommuniceerd
• Ik heb een offerte ontvangen en goedgekeurd

Veelgestelde vragen

Wat als mijn vertaling wordt afgewezen? Neem direct contact op met het vertaalbureau en vraag naar de reden van afwijzing. Een betrouwbaar bureau zal de vertaling waar nodig kosteloos aanpassen.

Kan ik een beëdigde vertaling achteraf laten corrigeren? Ja, maar de vertaler moet een nieuwe verklaring van juistheid afgeven en de gecorrigeerde vertaling opnieuw voorzien van handtekening en stempel.

Hoeveel kost het als ik de vertaling opnieuw moet laten maken? Als de fout bij het vertaalbureau ligt, is correctie doorgaans kosteloos. Als de fout door u is veroorzaakt (bijvoorbeeld door het aanleveren van een onvolledig document), worden de kosten voor een nieuwe vertaling in rekening gebracht.

Is een vertaling uit het buitenland geldig in Nederland? In principe niet voor officiële doeleinden. De IND en andere Nederlandse instanties accepteren alleen vertalingen van vertalers die in het Nederlandse Rbtv zijn ingeschreven. Dit geldt ook voor documenten in minder gangbare talen — ook hiervoor moet u een in Nederland beëdigde vertaler inschakelen. Bekijk de beschikbare taalcombinaties bij Beedigde Vertaling Online voor een overzicht van alle talen waarvoor beëdigde vertalers beschikbaar zijn.

Conclusie

Het aanvragen van een beëdigde vertaling hoeft niet ingewikkeld te zijn, mits u goed voorbereid bent. Door de tien veelgemaakte fouten in dit artikel te kennen en te vermijden, bespaart u uzelf tijd, geld en frustratie. Begin op tijd, lever complete en leesbare documenten aan, kies een betrouwbaar vertaalbureau, en controleer de vertaling na ontvangst. Zo zorgt u ervoor dat uw beëdigde vertaling in één keer goed is en wordt geaccepteerd.

Ontdek hoe u stap voor stap een beëdigde vertaling aanvraagt in onze praktische handleiding.