Een Beëdigde Vertaling Aanvragen: Stap-voor-Stap Uitgelegd

Hebt u een officieel document dat vertaald moet worden voor een overheidsinstantie, de rechtbank of een internationale procedure? Dan hebt u waarschijnlijk een beëdigde vertaling nodig. Het aanvragen van zo’n vertaling hoeft niet ingewikkeld te zijn — mits u weet welke stappen u moet doorlopen. In dit artikel leggen wij het volledige proces helder uit, zodat u snel en zonder fouten uw beëdigde vertaling kunt laten maken.

Wilt u meteen aan de slag? Vraag direct een offerte aan voor uw beëdigde vertaling en ontvang binnen enkele uren een prijsopgave.

Lees onze complete gids over beëdigde vertalingen voor uitgebreide achtergrondinformatie over wat een beëdigde vertaling precies is, wanneer deze wettelijk verplicht is en hoe het systeem in Nederland werkt.

Stap 1: Bepaal of u een beëdigde vertaling nodig hebt

Niet elk vertaald document hoeft beëdigd te zijn. Een beëdigde vertaling is vereist wanneer een officiële instantie hierom vraagt. Dit is bijvoorbeeld het geval bij:

• De gemeente (huwelijk, geboorteaangifte, inschrijving buitenlandse akte)
• De IND (verblijfsvergunning, naturalisatie, gezinshereniging)
• De rechtbank (juridische procedures, bewijsstukken)
• Nuffic of SBB (diplomawaardering)
• De Kamer van Koophandel (bedrijfsregistratie met buitenlandse documenten)
• Een notaris (vastgoedtransacties, erfeniszaken)

Tip: Neem bij twijfel altijd contact op met de instantie waarvoor u het document nodig hebt. Zij kunnen u precies vertellen of een beëdigde vertaling vereist is en in welke taal deze moet worden opgeleverd.

Stap 2: Verzamel en bereid uw documenten voor

Een goede voorbereiding voorkomt vertraging. Voordat u contact opneemt met een vertaler of vertaalbureau, zorgt u ervoor dat:

• Het document volledig is: Controleer of alle pagina’s aanwezig zijn, inclusief eventuele bijlagen of annexen.
• Het document leesbaar is: Maak een duidelijke scan of kopie. Vervaagde, beschadigde of slecht leesbare documenten kunnen leiden tot fouten of vertraging.
• U weet in welke taal de vertaling moet zijn: De ontvangende instantie bepaalt de doeltaal. Ga hier niet van uit, maar controleer dit.
• U weet of een apostille of legalisatie nodig is: Als het document bestemd is voor gebruik in het buitenland, is vaak een apostille (voor landen aangesloten bij het Apostilleverdrag) of legalisatie (voor overige landen) vereist.

Stap 3: Kies een beëdigd vertaler of vertaalbureau

U hebt twee opties: u kunt rechtstreeks een individuele beëdigde vertaler benaderen, of u kunt werken met een professioneel vertaalbureau.

Individuele beëdigde vertaler

Via het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv) op de website van Bureau Wbtv kunt u zoeken naar beëdigde vertalers per talencombinatie. Het voordeel is dat u direct contact hebt met de vertaler. Het nadeel is dat u zelf verantwoordelijk bent voor de coördinatie.

Professioneel vertaalbureau

Een vertaalbureau zoals Beedigde Vertaling Online met jarenlange ervaring in beëdigde vertalingen biedt een aantal voordelen:

• Breed taalaanbod: Een bureau werkt met meerdere beëdigde vertalers en kan vertalingen in tientallen talencombinaties verzorgen.
• Ontzorging: Het bureau coördineert het hele proces, inclusief eventuele apostille of legalisatie.
• Kwaliteitscontrole: Professionele bureaus hanteren een revisieproces om de nauwkeurigheid van de vertaling te waarborgen.
• Snelle doorlooptijd: Door een netwerk van vertalers kunnen bureaus vaak sneller leveren dan een individuele vertaler.

Stap 4: Vraag een offerte aan

Voordat u de opdracht plaatst, is het verstandig om een offerte op te vragen. Een goede offerte bevat:

• De totaalprijs voor de vertaling, inclusief eventuele toeslagen.
• De verwachte doorlooptijd.
• Informatie over aanvullende diensten zoals apostille of legalisatie.
• De betalingsvoorwaarden.

Vergelijk bij voorkeur offertes van twee of drie aanbieders, maar let niet alleen op de prijs. Kwaliteit, betrouwbaarheid en doorlooptijd zijn minstens zo belangrijk. Lees onze tips voor het kiezen van het juiste vertaalbureau voor een uitgebreide vergelijkingsgids.

Stap 5: Lever het document aan en plaats de opdracht

Na akkoord op de offerte levert u het document aan. Dit kan meestal op de volgende manieren:

• Per e-mail: Stuur een duidelijke scan of foto van het document. Dit is de snelste methode.
• Via een uploadportaal: Sommige vertaalbureaus bieden een beveiligd uploadportaal aan.
• Per post of persoonlijk: Als u het originele document wilt laten gebruiken of als het document niet digitaal beschikbaar is.

Geef bij de opdracht altijd de volgende informatie door:

• Het doel van de vertaling (voor welke instantie is het bestemd?)
• De gewenste doeltaal
• De gewenste opleverdatum
• Of u een apostille of legalisatie nodig hebt
• Hoe u de vertaling wilt ontvangen (digitaal, per post, of ophalen)

Stap 6: De vertaler maakt de beëdigde vertaling

De beëdigde vertaler vertaalt het document nauwkeurig en voorziet de vertaling van:

• Een verklaring van juistheid: Hierin verklaart de vertaler dat de vertaling een getrouwe weergave is van het origineel.
• De handtekening van de vertaler.
• Het stempel van de beëdigde vertaler.
• De datum van de vertaling.
• Het Rbtv-registratienummer.

De vertaling wordt aan het originele document (of een kopie daarvan) gehecht, zodat duidelijk is welk document is vertaald.

Stap 7: Ontvang en controleer de vertaling

Na ontvangst van de beëdigde vertaling is het belangrijk om deze zorgvuldig te controleren:

• Zijn alle namen correct gespeld?
• Kloppen alle data (geboortedata, trouwdata, etc.)?
• Is de verklaring van juistheid aanwezig en ondertekend?
• Is het stempel van de beëdigde vertaler zichtbaar?
• Is de vertaling gehecht aan het origineel (of een kopie)?

Als u onvolkomenheden constateert, neem dan direct contact op met de vertaler of het vertaalbureau. Een betrouwbaar bureau zal eventuele fouten kosteloos corrigeren.

Stap 8: Regel eventueel een apostille of legalisatie

Als het vertaalde document bestemd is voor gebruik in het buitenland, hebt u mogelijk een apostille of legalisatie nodig. Bij een apostille gaat de beëdigde vertaling naar de rechtbank, die de handtekening van de vertaler verifieert en een apostillestempel plaatst. Het vertaalbureau kan dit vaak voor u regelen.

Veelgestelde vragen bij het aanvragen

Hoe lang duurt het aanvragen van een beëdigde vertaling? De doorlooptijd hangt af van het type document en de talencombinatie. Voor standaarddocumenten kunt u rekenen op 2 tot 5 werkdagen. Spoedvertalingen zijn vaak mogelijk binnen 24 uur.

Moet ik het originele document opsturen? In de meeste gevallen volstaat een duidelijke scan of kopie. Het origineel is meestal niet nodig.

Kan ik de beëdigde vertaling digitaal ontvangen? Ja, veel vertaalbureaus leveren de vertaling ook digitaal op. Voor sommige instanties is echter het fysieke exemplaar met originele handtekening en stempel vereist.

Wat als mijn document in een zeldzame taal is? Gespecialiseerde vertaalbureaus beschikken over een breed netwerk van beëdigde vertalers. Zelfs voor minder gangbare talen is meestal een oplossing beschikbaar. Lees meer in onze gids over wanneer u een gespecialiseerde vertaler voor zeldzame talen inschakelt.

Voorbereiding: Wat Moet U Bij de Hand Hebben?

Een goede voorbereiding is het halve werk. Voordat u het aanvraagproces start, kunt u het beste de volgende checklist doorlopen:

• Het originele document of een duidelijke, volledige scan daarvan (alle pagina’s, inclusief achterzijden met stempels of aantekeningen)
• Een geldig identiteitsbewijs van uzelf, voor het geval het vertaalbureau dit nodig heeft ter verificatie
• De exacte naam en adresgegevens van de ontvangende instantie, zodat de vertaler de correcte aanhef en referenties kan opnemen
• Eventuele referentienummers of dossiernummers die de ontvangende instantie hanteert
• Eerder vertaalde documenten die bij hetzelfde dossier horen, zodat de vertaler de terminologie consistent kan houden
• Informatie over eventuele apostille- of legalisatievereisten, zodat dit direct meegenomen kan worden in de opdracht
• Uw gewenste opleverdatum en de uiterste datum waarop het document bij de instantie moet zijn ingediend

Door deze informatie vooraf te verzamelen, voorkomt u vertraging en onnodige communicatie heen en weer met het vertaalbureau.

Veelvoorkomende Redenen voor Afwijzing

Helaas komen afwijzingen van beëdigde vertalingen met enige regelmaat voor. De meest voorkomende redenen zijn:

• De vertaler is niet geregistreerd in het Rbtv: De ontvangende instantie controleert of de vertaler daadwerkelijk beëdigd is. Als de vertaler niet in het Register beëdigde tolken en vertalers staat ingeschreven voor de betreffende talencombinatie, wordt de vertaling niet geaccepteerd.
• Ontbrekende verklaring van juistheid of stempel: De beëdigde vertaling moet voorzien zijn van een ondertekende verklaring van juistheid, het stempel van de vertaler en het Rbtv-registratienummer. Als een van deze elementen ontbreekt, is de vertaling formeel ongeldig.
• Onvolledige vertaling: Als niet alle pagina’s of onderdelen van het originele document zijn vertaald — inclusief stempels, handtekeningen en aantekeningen in de marge — kan de instantie de vertaling weigeren. Een beëdigde vertaling moet een complete en getrouwe weergave van het origineel zijn.
• Verkeerde talencombinatie: Het klinkt eenvoudig, maar het komt voor dat een vertaling in de verkeerde doeltaal wordt aangeleverd. Controleer altijd vooraf bij de ontvangende instantie welke taal exact vereist is.
• Verouderde vertaling: Sommige instanties stellen een maximale geldigheidsduur aan beëdigde vertalingen. Een vertaling die ouder is dan zes maanden of een jaar kan worden afgewezen, afhankelijk van de eisen van de betreffende instantie. Informeer vooraf naar eventuele termijnen.
• Het originele document ontbreekt: Een beëdigde vertaling dient altijd vergezeld te gaan van het originele document of een gewaarmerkte kopie daarvan. Als u alleen de vertaling indient zonder het bronbestand, kan de instantie de vertaling afwijzen.

Door deze valkuilen vooraf te kennen en te vermijden, vergroot u de kans dat uw beëdigde vertaling in één keer wordt geaccepteerd.

Conclusie

Het aanvragen van een beëdigde vertaling is een overzichtelijk proces als u de juiste stappen volgt. Door vooraf goed uit te zoeken of een beëdigde vertaling vereist is, uw documenten zorgvuldig voor te bereiden en een betrouwbaar vertaalbureau te kiezen, voorkomt u onnodige vertragingen en kosten.

Ontdek meer over juridische vertalingen in Nederland en lees welke specifieke regels en vereisten gelden voor het vertalen van juridische documenten.